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Estratégias para aumentar o quórum das assembleias

22/11/2017

Sabendo da dificuldade em concentrar o maior número de pessoas possível nas assembleias dos condomínios, separamos algumas dicas que podem auxiliar no aumento do quórum:

- Antes de estabelecer o horário, consulte os moradores para saber a disponibilidade da maioria dos participantes.

- Avise das assembleias sempre com antecedência para que os moradores possam se programar. Fixe cartazes em murais e envie e-mails de convocação. Próximo à data escolhida, envie um lembrete aos moradores via e-mail e em grupos em redes sociais e aplicativos de mensagens.

- Ao preparar a assembleia, lembre-se de buscar o maior número de informações e juntar a documentação necessária sobre os temas a serem tratados. Muitas reuniões chegam ao fim sem qualquer tipo de deliberação, por absoluta falta de subsídios.

- Procure preparar o ambiente onde será realizada a assembleia de tal forma que as acomodações e questões físicas, como ventilação e iluminação, não sejam deficientes.

- O cumprimento de horários de início e fim das assembleias deve ser seguido rigorosamente. Aguardar a chegada de outros moradores e ficar preso a intermináveis discussões sem hora para terminar afastam os participantes de futuras convocações.

- Estabeleça uma pauta de forma sucinta e sem temas subjetivos também é importante. Normalmente as pessoas não são motivadas pelo item “assuntos gerais”. Tanto é que costuma ficar para o final das assembleias e, via de regra, é a senha para o esvaziamento da reunião.

- Sempre que possível, utilize recursos visuais como apresentações em Datashow e folhas impressas com informações importantes que podem ser distribuídas para os participantes, prendendo a atenção deles.

- Analise com cuidado os assuntos e determinar a melhor forma de votação (aberta ou secreta) de acordo com a particularidade de cada tópico.

- Tão importante quanto a diplomacia é a firmeza de procedimentos no sentido de evitar debates paralelos, discussões sobre temas que não façam parte da pauta ou questões pessoais de moradores.